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【ビジネス電話のマナー】個人情報を復唱するのは大丈夫…? 「できる」と思われる4つのコツ

働き方やライフスタイルが、大きく変わった今、「マナー」=「丁寧であること」が本当に正しいの? 基本+αで周囲と差がつくアイディアを集めました! 今回は、今まで以上に相手への配慮が必要な、ビジネス電話のマナーについて。

【最新版】ビジネス電話のマナー

出社日数が減り、スマホを仕事の連絡に使うことも増えた今。メールなどのツールとも上手く組み合わせながら、固定電話とは違うマナーにアップデートする必要があります。

基本マナーの「キ」

☑相手が出たら、状況を確認する
☑静かな環境でかける
☑メモを用意する
☑早朝や深夜は避ける

相手の状況はもちろん、相手が自分の声を聞きやすいよう配慮するのも最低限のマナー。時間帯にも注意し、緊急でイレギュラーな時間にかける場合は先にメールなどで連絡を。

賢人たちの4つのアイディア

①「お詫びは電話で!」

文字ベースのコミュニケーションが増えた今だからこそ、電話で想いを直接伝えるのは貴重な機会。特にお詫びをしなければならない状況ではメールと併せて電話のほうが、声に感情をのせ相手に気持ちが届くので、あえて電話を選ぶことも多いです(SHOWROOM社長秘書 岩田麻里さん)

②「電話→出なかったらショートメールの順が効率◎!」

「今、お電話大丈夫ですか?」とショートメールで確認をしてからスマホにかけるという人も多いと思いますが、返事を待っている時間がムダになることも。折り返しをいただきたい旨をメッセージで残した方が時間が有効に!(ヘッドハンター 中田莉沙さん)

③「着信=メッセージを知らせるツールとして活用」

チャットツールなどのアプリは、相手がメッセージに気づきにくいという欠点も。同じチーム内だったら、通話目的でなく、メッセージを知らせるために着信を残すというのをルール化するのも便利な使い方だと思います(arca CEO 辻愛沙子さん)

④「個人情報は復唱しない」

業務上、個人情報の取り扱いには最大限の配慮をしています。スマホでの会話は周囲に聞かれていることを常に意識し、相手に確認する際も電話口ではメールアドレスや電話番号を復唱しないのがマナー(中田さん)
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作家 岩下尚史さんに聞く!

なぜ「オジサン」は電話が好きなの?

昔は「電話しかなかったから」というだけ!
彼らは逆に文章を書くことを捨ててきた世代だから、実はメールに馴れていないだけだと思いますよ。私などはメールの普及によって、自分の好きな漢字を自由に使えるようになって、喜んでいます。
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教えてくれたのは

◎エレガントな大人代表!
作家 岩下尚史さん

◎社会問題をクリエイティブで変える!
arca CEO 辻愛沙子さん

◎多様な働き方を発信する!
サイボウズ広報 山見知花さん

◎前田裕二さんを支える!
SHOWROOM社長秘書 岩田麻里さん

◎『セブンルール』出演でも話題!
ヘッドハンター 中田莉沙さん

Q. あなたにとってマナーとは?

嘘をつかないこと by山見さん
できるだけ自分の状況や考えを周囲にオープンにするようにしています。気を使って「言わないこと」も必要ですが、その配慮が相手のモヤモヤを生んでしまうことも。嘘はつかない、その上で心配りをするのがマナー!

続きはwith4月号をご覧ください!

本誌では、他にも来客・訪問や冠婚葬祭、そしてSNSまで。多岐にわたるマナーのアイディアを紹介しています!

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撮影/武藤誠(フチ子分) 金栄珠(岩下さん分) 取材・文/山本奈緒子(岩下さん分) 構成/杉浦香 イラスト/中丸陽子 撮影協力/コップのフチ子 ●再構成with online編集部 
 
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