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10.May.2018

中堅社員も意外と知らない!?【好感度が上がる♡ビジネスにおける電話とメールの基本】

今一度電話とメールの基本を見直しましょう!

ライフスタイリストの北條久美子さんに聞いてみました!

新しい部署や会社で、心機一転お仕事をスタートした人もいるでしょう。また配属されて、いよいよ本格的に仕事をスタートする新入社員もいらっしゃるかと思います。社会人として最初のお仕事の一つが、電話をとることとメールに返信すること。

そこで今回はライフスタイリストの北條久美子さんに電話とメールの基本を教えてもらいました。新入社員のみならず、中堅以降の社員のみなさんも意外とできてなかったり……。今一度電話とメールの基本をおさらいしましょう!
北條久美子(ほうじょう くみこ)
東京外国語大学を卒業後、研修講師等を経て、2007年からエイベックス・グループ・ホールディングス株式会社人事部にて人材育成に携わる。 2010年にキャリアカウンセラー資格を取得し独立。 一般企業や行政機関、大学などで年間約2500人にマナーやコミュニケーション、キャリアのセミナーを行っている。 マナーの一般常識だけでなく、スマートフォンやSNSなどの最新事情を含め たビジネスマナーにも詳しい。 「愛される社会人になる」「その人にとってベストな方法でキャリアを積む」ためのわかりやすいレクチャーが人気を博している。日本メンタルヘルス協会認定心理カウンセラー資格も持ち、多方面で活躍中。

【電話のとり方編】第一声の「はい!〇〇です」で印象アップを狙おう♡

第一声からメモができるよう、利き手でペンを持ちながら受話器をとろう!

電話を受ける最初のステップはタイミングと準備!早くとればいいというものではなく、一呼吸おき、その間に相手の社名と名前をメモできるよう、あらかじめ筆記用具をすぐそばに置いておくことが大切です。

また第一声に社名のみか、あるいは部署名も名乗るのか、先輩の電話を聞いておきましょう!内線の場合は部署名だけ名乗るのが一般的です。また内線が転送されてきたら、まず「お電話かわりました」と一呼吸おいて部署名を名乗ります。

ビジネスシーンで「もしもし」は使わない

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「もしもし」は昔、声が聞こえづらかった時に使っていた「申す申す」の略。電話が聞こえづらい時に使い、ビジネスシーンでの「あいさつ」としては使わないのが一般的です。

「いつも大変お世話になっております」はビジネス慣用句として覚えましょう

電話の相手が名乗ったらまずは復唱して、その後「いつも大変お世話になっております」と言います。初めて話す人でも「いつも」でOK!会社がいつもお世話になっておりますの意味なので、まずは慣用句として覚えましょう!

もし名前が聞き取れなかったら、「大変恐れ入りますが、もう一度御社名をうかがってもよろしいですか?」と丁寧に聞き直します。よく取引をする会社の名簿があれば、あらかじめ目を通しておくことをおすすめします。多少声が聞き取りづらくても分かるものです。

電話の名指し人が不在だったら代替案を出そう!

電話を受けて、名指し人がいないからといってただ「いない」というだけではダメ。代替案を提案しましょう。

①最も一般的な「戻り次第、こちらから折り返させます」
一番親切なのは戻り次第、担当者から連絡を入れること。先方からは言い出しにくい場合が多いので、こちらから切り出すのがマナー。

②「わたくしでよろしければご伝言を承りますが」
折り返しの電話が不要だったり、何度も電話がある場合は伝言を提案。その場合、「わたくしでよろしければ」とへりくだった表現ができれば印象アップ♡

③「〇〇でしたらおりますが、おつなぎいたしましょうか」
先方の社名から、どの案件か推測ができる場合は、同じ仕事をしている担当者を提案するのもOK!

次のページ>>伝言メモの書き方、電話のかけ方をマスターしよう!

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